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La gestión de productividad personal ayuda a potenciar el rendimiento de tu equipo. Te contamos 3 estrategias claves para aprovechar su potencial. 

La gestión de la productividad personal es un sistema de organización que, a través de distintas estrategias y herramientas, permite planificar de acuerdo a las habilidades y disponibilidad de agenda para optimizar el uso del tiempo. Esta acción nos ayuda a tener mayor control sobre las rutinas y permite a la persona acercarse a los objetivos propuestos. 

 

En este artículo te contamos qué herramientas tecnológicas ayudan a la gestión de la productividad personal, las claves para impulsarla y qué beneficios puede traer el uso de un sistema de gestión. 

¿Qué es la gestión de productividad personal?

La gestión de la productividad personal es un sistema de organización que permite planificar de acuerdo a las habilidades y disponibilidad de agenda para optimizar el uso del tiempo. Esta acción nos ayuda a tener mayor control sobre las rutinas y permite a la persona acercarse a los objetivos propuestos.

 

Para lograrlo existen herramientas que permiten llevar adelante diversas acciones:

• Plataformas tecnológicas para la productividad: Ayudan a ver de manera clara las tareas pendientes para que ninguna se pase por alto, mejorando el cumplimiento.
• Gestión del tiempo: Por ejemplo, el uso de Google Calendar o Calendario de Microsoft contribuye compatibilizar la agenda laboral y personal. 
• Aplicaciones para concentrarse: Son programas que pueden venir en el sistema operativo del móvil o bien las puedes descargar. A través del Modo de Concentración puedes definir qué notificaciones quieres recibir mientras esté activado este estado. 

Imagen: Modo de Concentración de Samsung para mejorar la gestión de la productividad personal

 

3 claves para impulsar la gestión de la productividad personal en tu empresa

Propiciar el uso de las capacidades de cada uno de los miembros de la organización permite obtener su mayor potencial. Para lograrlo, puedes poner en práctica estas estrategias que ayudarán a impulsar la productividad personal en tu empresa.  

 

 

1. Promover acciones de bienestar para cada persona

Cada persona tiene una realidad diferente y su bienestar depende de múltiples factores. En lo laboral puede tratarse de la flexibilización de la modalidad de trabajo o de ofrecer herramientas que le permitan hacer sus tareas de forma más ágil y efectiva. 

 

En este sentido, los sistemas de gestión de la productividad laboral son clave para entender cuánto hace cada colaborador y en que tareas es más eficiente. Pudiendo asignarle aquellas gestiones que le resultan más fáciles de hacer, favoreciendo su sensación de bienestar en el trabajo.  

 

Los descansos son fundamentales para potenciar la productividad, puesto que ayudan a mejorar la concentración y descansar de la pantalla. En consonancia con este aspecto, muchas organizaciones están implementando las llamadas “pausas activas”. Se trata de breves prácticas de disciplinas que ayudan a las personas a desconectar como, por ejemplo, yoga o streching. 

 

2. Ofrece una visibilidad de las tareas pendientes

Una adecuada gestión de la productividad personal requiere de tener en claro cuáles son sus tareas pendientes, lo cual impacta tanto en el desempeño personal como grupal.

 

94% de las personas sienten que tener una buena visión de lo que están trabajando sus compañeros de equipo mejora la productividad y la eficiencia en una empresa.

Fuente: Project.co - The State of Project Management 2021

 

En este aspecto, la tecnología es una aliada crucial que mediante herramientas de gestión de la productividad, como es el caso de Plan In, ofrece visibilidad y trazabilidad de las tareas. Pudiendo conocer con certeza los pendientes y priorizarlos de acuerdo a la relevancia. 

3. Fortalecer la comunicación interna

 

Más allá de que cada persona realice sus tareas de forma independiente, es fundamental que la información esté actualizada y disponible para los colaboradores que intervengan en cada una de las gestiones. A su vez, es necesario que la comunicación entre los colaboradores sea dinámica.

 

En este sentido, la disponibilidad de información y la comunicación fluida permiten coordinar las tareas y resolver imprevistos de forma ágil y efectiva. Un claro ejemplo es que cualquier persona del equipo puede responder consultas de clientes al poder acceder a los datos de forma simple y rápida.

3 beneficios de contar con un sistema para la gestión de la productividad personal en tu empresa

Un sistema de gestión de productividad laboral, como Plan In, es una valiosa herramienta para todos los integrantes de la organización. Desde quien lidera al equipo hasta cada uno de los integrantes.

 

Algunos de los beneficios que alcanzan a todos los integrantes del equipo son:

 

• Más control de las tareas

Tanto la persona que lidera, como aquella que está a cargo de desarrollar las tareas asignadas, pueden ver con claridad el estado de las gestiones en tiempo real. Un panel de operaciones como el que tiene Plan In ayuda a ver de un solo vistazo el estado actual de las tareas. De este modo, es posible reasignar tareas o establecer un orden distinto de prioridades.

 

• Ahorro de tiempo (y dinero)

Contar con información centralizada y organizada, hace que cada colaborador pueda trabajar con eficiencia la tarea, incluso en los casos en los que está reemplazando a otra persona. 

 

Mientras que, con las automatizaciones se eliminan las tareas repetitivas usando ese tiempo para tareas más significativas para los objetivos de nuestra organización. 

 

• Información cuantitativa para asignar tareas de forma eficaz

Los reportes de gestión ayudan a entender la performance de cada colaborador y del estudio en general. De este modo puedes asignar tareas acordes a su experiencia y desempeño para mejorar la productividad y potenciar el disfrute de los colaboradores. 

 

En conclusión, 

Cuando hablamos de gestión de productividad personal, las herramientas tecnológicas aparecen como un aspecto clave para tener éxito.

 

En este contexto, una plataforma de gestión de la productividad ayudan a cada una de las personas que trabajan en la organización a “estar en la misma página”. Permitiendo conocer el estado actualizado de las gestiones y diagramar la agenda para lograr los objetivos del equipo, pero sin perder de vista las necesidades personales. 

 

Desde Plan In acompañamos a las organizaciones dedicadas a la actividad contable y el outsourcing a potenciar la gestión de la productividad personal, alineándola a los objetivos del equipo. 

 

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