Blog

Curva

Herramientas para contadores: Un software de Project Management o un ERP ¿Cuál es la adecuada?

¿Cuál es la diferencia entre un software ERP y un Project Management? Conocé cuál de ellos va a contribuir a que tu estudio contable mejore su productividad.

Un ERP es un software para automatizar procesos internos de una empresa. Mientras que un Project Management es un software para colaborar en equipo orientado a cumplir plazos, gestionar recursos y entablar comunicaciones efectivas tanto internas como con el cliente. 

Existe una confusión respecto a estos dos tipos de software y su utilidad. Por eso en las siguientes líneas te contamos cuál es la herramienta adecuada para tu estudio contable y compartimos sus 5 beneficios principales.

Qué distingue a un software ERP de un Project Management

Un ERP (por las siglas en Inglés de ‘Enterprise Resource Planning’) es un software que permite automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Como compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente. Está centrado en los procesos internos de la empresa o “back office” y tiene como finalidad brindar información fidedigna para mejorar la toma de decisiones.

En tanto un Project Management o PMS (por las siglas en inglés ‘Project Management Software‘) es una plataforma colaborativa que permite automatizar y estandarizar los procesos internos a la vez que mejora la comunicación dentro del equipo y con el cliente. Su principal objetivo es optimizar los tiempos de trabajo.

Para ser eficiente tu estudio debe estar actualizado sobre presentaciones, vencimientos, prórrogas y nuevas obligaciones, a la vez que ofrece una atención rápida y eficaz a clientes. En este aspecto un PMS creado para estudios contables, como es el caso de Plan In, se transforma en tu mejor aliado.

5 beneficios de implementar un Project Management en tu estudio

Que no se te pase ningún vencimiento, una comunicación fluida tanto interna como externa, reportes de productividad… es decir, control total de cada proceso de tu estudio. Suena bien ¿no?

A continuación te damos 5 beneficios que te harán saber que un PMS es justo lo que necesitás.

1) Ahorro de tiempo

El tiempo es el recurso principal de tu estudio contable y optimizar su uso es imprescindible. Esta es una de las principales cualidades de un Project Management por sobre un ERP: medir cuánto tiempo se insume en cada proceso y analizarlo tomando en cuenta distintas variables para potenciar la productividad.

Según el estudio “Project.co - The State of Project Management 2021”, el 67% de los encuestados se comunica con los clientes vía correo electrónico. Si tenemos en cuenta que en la labor contable la mayor parte de las comunicaciones se repiten mes tras mes, automatizar y estandarizar será clave en el ahorro de tiempo.

Algunas prestaciones que pueden contribuir en este aspecto son:

● Almacenamiento en la nube de forma automática y estandarizada de los archivos enviás a tus clientes,

 Redacción 100% automática de correos a clientes por obligaciones,

 Creación de plantillas para correos masivos y personalizados,

  Reportes que te permitan saber cuánto tiempo le insume a cada colaborador la realización de las tareas asignadas. 

A través de un software especializado vas a automatizar esas tareas recurrentes, lo que sin dudas te hará ganar mucho tiempo.

2) Mayor productividad y eficiencia 

Ante el desafío del trabajo remoto surge la necesidad de crear nuevas estrategias que permitan mayor productividad y eficiencia. En este punto un software que te acompañe en la transformación digital de las tareas es vital.

El estudio “Project.co - The State of Project Management 2021” revela que el 96% de las personas considera que tener una lista clara de tareas las hace más eficientes y productivas.

Imaginá que...

-  Cada miembro de tu equipo sabe con claridad qué tarea tiene asignada,

- La información de cada cliente está centralizada y a tan sólo un clic

- Tenés un calendario actualizado de vencimientos y nuevas obligaciones. 

¿No crees que el trabajo sería más productivo y eficiente? Eso es lo que puede hacer un Project Management por vos.

3) Atención a clientes optimizada

La atención al cliente es un punto crítico dentro de las tareas de tu estudio y es una de las enormes ventajas que ofrece un Project Management sobre un ERP. Porque brinda la posibilidad de que tus clientes autogestionen sus consultas.

Por ejemplo, Plan In cuenta con un Portal de Clientes es una gran solución para dar respuesta y atención adecuada. Con sólo ingresar la CUIT y su clave personal, cada contribuyente podrá acceder a toda su información. Como: Balances, Documentos societarios, DDJJ enviadas por la herramienta, gestiones de planes de pago ante AFIP y acceso a la ventanilla electrónica de dicho organismo recaudador.

Esta información estará disponible a toda hora para todos los usuarios (clientes y personal de nuestro equipo). Disminuyendo de forma considerable las consultas diarias a la vez que facilita el proceso de auditoría interna. 

¿Qué pasa con los clientes que no están familiarizados con la tecnología? Ellos también se verán beneficiados. Si bien aún acudirán al estudio para solicitar información o evacuar dudas, su atención será mucho más rápida y eficiente al poder acceder a todos los datos de manera centralizada.

4) Acceso remoto las 24 hs

La disponibilidad remota de la información es otro aspecto en el que un Project Management ofrece un salto cualitativo.  

El trabajo será mucho más sencillo con una plataforma 100% virtual que brinde a miembros del estudio y clientes la posibilidad de acceder de manera remota desde cualquier dispositivo y a cualquier hora.

5) Mejora continua 

Sólo se puede mejorar aquellos aspectos sobre los que tenemos información fiable. Por ello contar con reportes de tiempo de ejecución de cada tarea, de cada colaborador y con cada cliente te permitirá tomar decisiones en pos de optimizar los procesos.

Herramientas para contadores, como Plan In, te permiten tener un control total de tu estudio, con seguimiento de tareas y comunicaciones más fluidas entre los miembros del equipo.

Ahora sabés por qué necesitas un software de Project Management especializado, como Plan In para mejorar la productividad y qué beneficios aportaría su implementación en tu estudio contable.