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01/12/2021

Del Excel al Project Management: El paso a la transformación digital de tu estudio contable

Para muchos contadores Excel es “la” herramienta, acá te mostramos por qué deberías considerar el cambio a un software Project Management. 

Excel es una herramienta de análisis donde se ingresan datos y se obtienen resultados gracias a distintas funciones y al uso de fórmulas. Mientras que un Project Management es una plataforma web para agilizar, trazar y automatizar los procesos críticos de tu estudio contable. 

En este artículo evaluamos ambas opciones y mostramos cuál de ellas te convertirá en el contador del futuro. 

 

Excel, el pionero 

Excel nació en 1985 de la mano de Macintosh y dos años después lo compró Windows. Durante décadas ha sido la solución más adecuada para el análisis de datos.

Sin embargo, el avance tecnológico ha generado soluciones más completas y los argumentos que antes justificaban su uso ya no están vigentes. Como por ejemplo: 

   “Genera menos gastos”: Excel requiere el pago de una licencia anual por cada PC, mientras que con un software de Project Management la inversión es mensual y por estudio.

La diferencia está en que con una solución de PM como Plan In, mejora la productividad de tu estudio y por ende su rentabilidad. Al desarrollar las tareas de forma más eficiente hace que gastes menos horas hombre y a la vez puedas prestar servicio a más clientes en el mismo período de tiempo. No solo atender más, sino atenderlos mejor , al brindarles una plataforma de autoconsulta y respuestas rápidas y efectivas cuando llaman a tu oficina. 

   “Tengo todos los datos en un solo lugar”: Tener toda la información en un solo lugar no implica que puedas encontrarla con facilidad y, mucho menos, que cualquier persona pueda acceder a ella. Sin embargo, un PM estandariza los datos de tu estudio contable, ordenando el proceso y haciendo simple tanto la localización de la información como la asignación de tareas.  

   “Es fácil de usar”: Excel fue el aliado de los contadores por muchos años, quienes al saber las fórmulas correctas acceden a una enorme variedad de funciones matemáticas y estadísticas.

Y aunque muchos no lo crean una herramienta de Project Management, como Plan In, es intuitiva y tiene una rápida curva de aprendizaje. Donde solo necesitás cargar tus clientes, asignar sus impuestos y designar a un usuario para la gestión. Y listo, ¡ya podés empezar a trabajar!.

  

Excel vs Project Management: 5 grandes diferencias 

Más que diferencias, son 5 ventajas de una herramienta sobre la otra: 

      Gestión manual vs Automatización de Procesos: Excel no deja de ser un sistema artesanal de análisis financiero sujeto a la carga de datos por parte de un operador.

En cambio un PM ofrece un flujo de trabajo que permite hacer un seguimiento del proceso. Por sobre todo brinda herramientas para automatizar tareas, abarcando mucho más que la carga de datos.

 

      Sistema vulnerable vs. Seguridad en Línea: En Excel, hojas de cálculo eternas con celdas llenas de datos pueden esfumarse en un solo clic.

En tanto, un software como Plan In te da tranquilidad, porque toda la información cuenta con un respaldo automático y acceso cifrado con la tecnología líder del sector. Cada presentación y comunicación realizada con el cliente a través de Plan In queda guardada y accesible para cualquier usuario con permiso.

 

      Información aislada vs Trabajo colaborativo: El ecosistema de las hojas de cálculo resulta muy solitario. Porque cada usuario crea sus propios informes, con datos y formatos poco estandarizados. Mientras que, por ejemplo, Plan In se creó para trabajar en equipo y asignar tareas con facilidad. Donde todos los usuarios con permiso tienen acceso permanente a los datos y pueden realizar traspasos de información simples y efectivos.

 

      Acceso desde PC vs. Accesibilidad desde donde quieras: Excel fue pensado para que una persona trabaje desde una computadora. Mientras que con un Project Management podés ingresar desde cualquier dispositivo, hora o lugar.

 

      Solo cálculos vs. Reportes de todo: Excel fue creado para analizar datos, un PM sirve para mucho más que eso. Ayuda a realizar el seguimiento de procesos, asignar tareas a miembros de tu equipo y automatizar avisos y comunicaciones estandarizadas. A la vez obtener reportes de desempeño de cada área de tu estudio para realizar una mejora continua

  

Un Project Management, para convertirte en el contador del futuro

Sabemos que Excel es una herramienta muy útil y puede que sea una de tus predilectas. Sin embargo, es importante destacar que la comparación directa de esta herramienta y de un Project Management no es aplicable. Por la simple razón de que el alcance de un PM es mucho más amplio, casi podríamos decir que es un todo en uno porque impacta sobre distintas áreas de tu estudio.

 

Como, por ejemplo:

      Gestión de tu equipo: Asigná tareas a cada uno de tus colaboradores y, si lo necesitás, reasigná esas gestiones sin tediosos traspasos de información.

 

      Comunicación con los clientes: Cargá parámetros y automatizá el envío de mails y comunicaciones habituales con tus clientes. También podés crear plantillas para envíos recurrentes. Por otra parte, ofrecé una plataforma de autoconsulta a tus clientes donde además de tener toda su información impositiva contarán con acceso a la E-ventanilla de AFIP.

 

      Gestión de datos: Con el panel de trabajo podés realizar el seguimiento de cada proceso y tener la seguridad de que no quedan pendientes. También localizar con facilidad la información a través de filtros por distintas categorías y generar reportes para realizar mejoras en distintas áreas.

 

      Seguridad de la información: El acceso por roles del tablero virtual de Plan In te permite definir funciones personalizadas y asignar permisos exclusivos a los usuarios por cliente e impuestos. A la vez, el inicio de sesión y el almacenamiento de datos de Plan In es seguro y cifrado utilizando tecnología líder en el sector.

 

En conclusión, un Project Management es el paso que necesitas dar para la transformación digital de tu estudio.

 

¿Te gustaría conocer cómo te podemos acompañar en este proceso? Esperamos tu mensaje en Facebook,  Instagram  o escribinos a conecta@plan-in.net.