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18/08/2021

5 razones por las que tu estudio contable necesita una herramienta de Project Management

En los últimos años, en especial este último por motivo de la pandemia, muchas empresas iniciaron un proceso profundo de transformación; y los estudios contables no han sido ajenos al mismo.

 

La transformación no es solo digital. Los estudios ya no son meramente proveedores de servicios de contabilidad, sino que se han transformado en asesores, dando a la organizaciones una consultoría financiera sobre proyectos comerciales o de procesos. Por ejemplo, una empresa financiera puede tener un proyecto para mejorar el proceso de presentación de declaraciones de impuestos; proyecto que puede llevar varios meses y muchos procesos y actores involucrados. En ese contexto, contar con una herramienta para la gestión del proyecto, se hace indispensable.

 

Sin embargo, no es condición tener ese tipo de proyectos complejos para requerir de una transformación digital que dote al estudio de herramientas que lo aggiornen a los tiempos que corren y optimicen su trabajo. 

 

La labor diaria del estudio contable de por sí, requiere un manejo de tareas y de agenda que debe funcionar como un reloj suizo. Muchas tareas operativas, muchas fechas que cumplir, muchas comunicaciones que enviar. El cúmulo de tareas manuales crece y la eficiencia puede verse afectada. Por ello, contar con una herramienta que permita automatizar procesos y mejorar la gestión de tareas del equipo se ha vuelto una necesidad básica en los estudios contables con visión de crecimiento.

 

Dicho esto, te detallamos las 5 razones por las que tu estudio necesita un PM hoy:

 

1)Ayuda a definir un plan de acción y a ordenar el trabajo: una herramienta de gestión de proyectos permite, no solo organizar las tareas y optimizar los procesos de trabajo, sino también tener visibilidad general sobre el estado de las labores del estudio. Gestiona y brinda información de valor para optimizar la forma de trabajar, además de eliminar errores típicos.

2) Mantiene el enfoque en los objetivos del proyecto: la gestión de proyectos ayuda a tener claras nuestras tareas y objetivos, y controla que se tengan en cuenta para que el resultado que se espera lograr, por ejemplo un cierto servicio al cliente, cumpla con las expectativas de los mismos.

3) Mantiene los procesos gestionados: la gestión de proyectos es un proceso proactivo que garantiza que las personas adecuadas realicen las tareas correctas en el momento adecuado. Sin la gestión de proyectos, las personas tienden a trabajar de manera reactiva, resolviendo los problemas a medida que surgen sin ningún objetivo o enfoque establecido. La gestión de proyectos ayuda a adoptar un enfoque proactivo y a dividir las tareas complejas en subtareas más pequeñas y manejables. 

4) Ayuda en el control de calidad: el control de calidad también es un aspecto importante a tener en cuenta al trabajar en cualquier proyecto, porque al final, lo que más le importa al cliente es la calidad del servicio entregado. La gestión de proyectos ayuda a definir los esquemas de los entregables y su estándar de calidad.

5) Reduce costos: "en promedio, las organizaciones a nivel mundial desperdician el 9,9% de cada dólar invertido debido al desempeño deficiente de proyectos". La gestión de proyectos puede ayudar a reducir costos al optimizar por completo los recursos disponibles, evitar multas causadas por retrasos y aumentar la calidad general de los entregables.

 

Conclusión

 

Como vimos, la gestión de proyectos es una herramienta que nos permite tener una visión más completa de todas las tareas, ver cómo encaja una con la otra, en definitiva, poder ver el panorama completo de nuestra operación.

 

Los estudios contables que quieran seguir creciendo deberán optimizar su funcionamiento: automatizando procesos, mejorando su servicio, pero por sobre todo, haciéndolo con el foco en ahorrar tiempo que se pueda invertir en nuevos proyecto que les permitan expandirse y crecer.

 

Por suerte, contamos con tecnologías que nos permiten dar solución a esta optimización de procesos de trabajo, como Plan In, un software estratégico que automatiza y estandariza todas las tareas y procesos del estudio contable, con el objetivo de optimizar los tiempos de trabajo y abrirte las puertas a nuevas oportunidades de negocio.