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El mundo empresarial ha experimentado una revolución tecnológica en las últimas décadas, y una de las innovaciones más destacadas es el modelo SaaS (Software como Servicio). En este artículo, exploraremos en detalle qué es SaaS y cómo puede proporcionar numerosos beneficios a tu estudio contable.  

 

¿Qué es SaaS?

En esencia, SaaS es un modelo de entrega de software basado en la nube. En lugar de adquirir y mantener software de forma tradicional, los usuarios acceden a las aplicaciones a través de Internet, pagando por su uso o mediante suscripciones. 

Es decir, con este modelo los usuarios finales no deben ocuparse de aspectos técnicos como puede ser mantener actualizado el software, si no tan solo deben ocuparse de obtener el mayor provecho de la aplicación. Esto permite una mejor experiencia del usuario y mayor flexibilidad en su uso.

Será por eso que este modelo se ha expandido tanto en los últimos años. Si revisas tu día a día todo el tiempo estás usando plataformas de tipo SaaS. El correo electrónico, las aplicaciones de Google, un Portal de Clientes o el uso de paquetes como Microsoft 365, incluyendo Excel.

 

¿Cómo funciona el SaaS?

El modelo SaaS opera a través de la nube, donde los proveedores alojan aplicaciones y datos en servidores propios o externos. Una vez suscrito, los usuarios obtienen acceso a la aplicación a través de un navegador web mediante registro e inicio de sesión. Esto simplifica la gestión y actualización por parte de los proveedores de servicios.

 

 

7 características del modelo SaaS que lo hacen muy conveniente 

Más que características, son beneficios que hacen que el modelo SaaS sea muy conveniente tanto a nivel de económico como funcional. 

• Costos iniciales menores

Con SaaS, los costos iniciales son significativamente más bajos, ya que no necesitas invertir en licencias, instalaciones o infraestructura.

 

• Previsibilidad del gasto en la herramienta

El modelo de suscripción de SaaS permite una previsibilidad del gasto. Esto es posible gracias a que se paga un abono de acuerdo al servicio contratado, evitando gastos extras.

 

• Rápida implementación

Al acceder al servicio mediante un logueo, ya no lidiarás con inconvenientes en la instalación del software, ni tendrás requerimiento de hardware con determinadas características para soportar la aplicación. 

Por otra parte, al trabajar desde la nube, el despliegue es 100% remoto. Garantizando que puedas comenzar a usarlo en muy poco tiempo. 

 

• Escalabilidad a demanda 

SaaS se adapta a las necesidades cambiantes del negocio, permitiendo la incorporación de nuevas funcionalidades según sea necesario.

Por ejemplo, hay aplicaciones que tienen un abono básico y, a través de un abono premium, permite acceder a otras funcionalidades o que más personas puedan compartir el uso. 

 

• Accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet

Gracias al acceso web, los usuarios pueden ingresar a la plataforma desde cualquier dispositivo con conexión a internet. 

Esto da la posibilidad, en el caso de los software de uso empresarial, de implementar formas de trabajo remoto o híbrido. Y, por ejemplo, en el caso del negocio contable, una herramienta como Plan In, saber todo lo que sucede en el estudio desde cualquier lugar. 

 

• Datos y reportes con información en tiempo real 

Como mencionamos en el punto anterior, el acceso remoto hace posible ver qué sucede en el estudio contable, pero lo valioso de esto es que es información en tiempo real.  

A la vez, los reportes generados por estas herramientas, contribuyen a tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados.

 

• Actualización automática

Las plataformas SaaS tienen la gran ventaja de asegurarte que estás utilizando la última versión del software sin intervención manual. Esto tiene que ver, por una parte, con la mejora en la funcionalidad y, por otra parte, con la optimización de la seguridad de la información.

Este último punto es un aspecto importantísimo en el caso de los estudios contables, ya que manejan información sensible. 

A la vez, en caso de plataformas como Plan In creadas de forma específica para contadores, es vital la actualización de normativas y fechas de vencimientos. De esta forma, puedes tener la tranquilidad de saber que la herramienta evitará errores que podría perjudicar la confiabilidad de tus servicios.

 

 

Ejemplos de aplicaciones SaaS y su uso en estudios contables  

A continuación te contamos cuáles son las herramientas SaaS que suelen usar los estudios contables y sus funcionalidades. 

 

1. Herramientas de colaboración 

Una opción sería la suite Microsoft 365, que incluye Excel, una de las herramientas más usadas por contadores. Este tipo de software permite compartir documentos, pero la gran desventaja es que no cuenta con automatizaciones que simplifiquen la operatoria en un estudio contable. 

 

2. ERP 

Un ERP (por las siglas en Inglés de ‘Enterprise Resource Planning’) es un software que permite automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Como compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente. 

Se centra en los procesos internos de la empresa o “back office” y tiene como finalidad brindar información fidedigna para mejorar la toma de decisiones.

 

3. Project Management 

Un Project Management o PMS (por las siglas en inglés ‘Project Management Software‘) es una plataforma colaborativa que permite automatizar y estandarizar los procesos internos a la vez que mejora la comunicación dentro del equipo y con el cliente. Su principal objetivo es optimizar los tiempos de trabajo.

Para ser eficiente, tu estudio debe estar actualizado sobre presentaciones, vencimientos, prórrogas y nuevas obligaciones, a la vez que ofrece una atención rápida y eficaz a clientes.  En este aspecto, un PMS creado para estudios contables, como es el caso de Plan In, se transforma en tu mejor aliado.

 

 

Por qué usar una herramienta SaaS específica para contadores

El uso de una herramienta SaaS diseñada específicamente para estudios contables ofrece beneficios adicionales. Entre ellas, la adaptación a las necesidades contables específicas, cumplimiento normativo y actualizaciones que reflejan los cambios en las regulaciones fiscales.

En el caso de Plan In, no es solo una herramienta para la gestión de las actividades diarias, es una plataforma que cuenta con funcionalidades específicas para:

• Usuarios: Con un dashboard donde puede ver la agenda y filtrar por contribuyente y por obligación, dejar comentarios sobre las actividades, ver su nivel de avance y registrar el tiempo dedicado a cada cliente. 
• Supervisores: Con un dashboard donde pueden ver el nivel de cumplimiento general del estudio y de cada uno de los usuarios, ver dónde se pueden aplicar mejoras y realizar un seguimiento de todo lo que sucede. Además de poder definir el Seniority y Organigrama de los miembros del equipo.
• Clientes: Al ofrecer un Portal de Clientes donde pueden acceder 24x7 a su información individual. Ficha con información tributaria, documentación societaria y balances clasificada de modo automático por tipología, año fiscal y fecha de modificación. Además, todas las declaraciones juradas enviadas por la herramienta, gestión de Planes de pago, certificados de no retención y acceso a su ventanilla fiscal electrónica de AFIP. 

 

En conclusión, adoptar una plataforma SaaS como Plan In es un paso crucial para modernizar y optimizar las operaciones de tu estudio contable. La flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad que ofrece hacen que sea la mejor opción para optimizar la operación diaria y mejorar la experiencia de tus usuarios tanto internos como externos.

Adopta el modelo SaaS y toma el control de tu estudio contable Solicita tu demo.